英文ビジネスE-mailライティングを上達させる方法

英文ビジネスeメール

英文ビジネスE-mailの型を知る 

みなさん、こんにちは!このブログの運営者Appleです。

わたしは数年前からIT系の外資系企業で働いています。

会社では、毎日数件ですが社内外から英文メールを受け取ったり送ったりしています。

入社後間もなく英文メールを書かなければならないとき、自分がかきたい内容にピッタリの表現がよくわからず、手こずりました。

毎日送られてくるメールを読んでいると、英文メールには、ある程度決まった”型”があるのだとすぐに気づきました。

日本語でも、ビジネスで使われるメールには、ある程度お決まりの文言がありますよね。それと同じです。

また、日本語でメールを書くとき、社内と社外で丁寧さが違いますよね。これも英語と同じです。

英語にも丁寧な表現やへりくだった表現があり、友達に向けて書くような表現でお得意様にメールを送ると失礼にあたるため、適切な表現をマスターしなくてはなりません。

ネット上の英文メール表現集

ネット上には英文ビジネスメールの雛型や表現集がたくさんあります。

これらを利用するとある程度の英文メールが書けるのでとても重宝します。実際、ネット上の例文の英単語を少し入れ替えただだけ、文章を切り貼りするだけで、メールが出来上がってしまうことも少なくありません。

ただし、同じような表現がたくさんあり、自分の伝えたいニュアンスが本当に伝わる表現か?もっと適切な表現があるのではないか?といろいろネット検索していると、思った以上に時間がかかってしまうこともしばしばあります。

英文メールをスラスラ書くためにわたしが取り組んだこと

日々の仕事は忙しく、英文メールの表現を毎回どうするかに時間をかけているような暇はありません。

英文メールが届いたら、すぐに対応しなければなりません。

  1. 思ったことをさっと書けるようになる。
  2. 英文ビジネスメールの定型を頭に入れる。
  3. 失礼のない文章を書けるコツを学ぶ。

上記の3つの課題を克服してしまいたい。どうしたらよいか考えた結果、まずは、英文ビジネスメールの参考書を一冊購入し、仕上げることにしました。

英文メールの参考書として選んだ本

本屋さんに行って、いろいろ吟味した結果、まずは、この本を仕上げることに決めました。


説得力のある英文ビジネスEメールが書ける

Chapter 1の「アポイントメントとスケジュール」から始まり、ビジネスで頻繁に使うと想定されるメールの書き方、取り引き先に対する失礼のないメールの書き方が学べます。各パートに例文が約5~10例と例題が5~10例ついています。参考書のすべての文章を書けるようにしようと思っていた私にとっては少なすぎず多すぎずの量でちょうどよいと考え、この本に決めました。

毎日、chapter 1-1、1-2・・・と1単元ずつ覚えていきました。1日目は例文が5文、例題が7文で、合計12文を覚えました。最初のうちは、これぐらいの量で、そんなに時間はかかりませんでしたが、chapterが進むにつれて覚える文章の数が少しずつ増え、多い日は約30文前後覚えることになりました。

1日1単元ずつ進めると、約4カ月ぐらいで仕上がる計算でしたが、このように1日のノルマとして分量が多い単元もあり、結局のところ約6カ月かかってしまいました。

それでも1冊仕上げた甲斐があったのか、英文メールを書くときにさっと英語が出てきやすくなりました。

さらに精度を上げるために、2周目にチャレンジしないといけないと思いつつ、まだできていません。

そろそろ開始する予定です。2周終えたら、次は違う参考書に移りたいです。

参考書の仕上げ方

英文メールを覚えるために、私が取った方法は、「書いて、添削して、覚える」の繰り返しでした。パソコンを開き、ワードにどんどん英文を打ち込んでは添削、打ち込んでは添削を繰り返し、その日覚えるノルマの文章の間違いがなくなるまで繰り返しました。以下の手順となります。

書いて覚える手順

  1. ワードを使って例文の日本語だけを見て英作する。
  2. 模範例と照らし合わせて、ワードの修正履歴を使って修正する。
  3. 模範例を覚える。
  4. 1~3を間違いがなくなるまで繰り返す。

毎日、その日のノルマを終わらせるたびに、達成感がすごかったですが、1冊終わると最高の気分でした。

ではまた、次回も当ブログにお立ち寄りくださいませ!

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